Úvod

Při spolupráci se společností KOPOS KOLÍN a.s., IČO: 61672971, se sídlem Kolín IV, Havlíčkova 432, PSČ 28002, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl B, vložka 3689 („Společnost“) nám svěřujete své osobní údaje. Děláme všechno pro to, abychom Vaši důvěru nezklamali. Rádi bychom vám vysvětlili, jak s osobními údaji zacházíme.

Zásady se vztahují na všechny klienty, dodavatele a odběratele Společnosti a taky na kohokoli jiného, kdo Společnost kontaktuje nebo mu jinou cestou pošle nějaké informace (pokud není níže uvedeno jinak). Tím se rozumí všichni, kdo využívají služeb Společnosti nebo pro ni poskytují služby, subdodávky nebo jsou v jiném smluvním vztahu se Společností.

Správce údajů

Správcem osobních údajů je Společnost. Pokud nás chcete kontaktovat a zeptat se nás na cokoliv týkající se zpracování osobních údajů, můžete využít následující kontaktní údaje:

Email: GDPR@kopos.cz
Korespondenční adresa: Havlíčkova 432, Kolín IV, 280 02 Kolín

Webová stránka: https://www.kopos.cz/

Správce shromažďuje a zpracovává osobní údaje výhradně podle pravidel a v souladu s právními předpisy, kterými jsou zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, ve znění účinném od 25.05.2018 (dále jen „GDPR“) a zákon o zpracování osobních údajů č. 110/ 2019 Sb. v platném znění. Správce zpracovává osobní údaje subjektů zákonným a transparentním způsobem při dodržení podmínky minimalizace osobních údajů v nezbytném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Jaké údaje shromažďujeme

Společnost shromažďuje tyto kategorie údajů:

  1. Údaje, které poskytujete sami

    Informace poskytnuté při těchto příležitostech:

  • při uzavření smluvního vztahu mezi vámi a námi;
  • návštěva našich webových stránek;
  • údaje, které nám poskytnete pro realizaci zakázky;
  • registraci a vedení uživatelského účtu na našich webových stránkách;
  • přihlášením k odběru e-mailového obchodního sdělení (newsletteru);
  • pokud Společnost kontaktujete a poptáváte nebo nabízíte dodávky svých služeb nebo zboží.

  1. Informace z jiných zdrojů

    K takovým zdrojům patří:

  • veřejně dostupné zdroje včetně veřejných rejstříků a sítě Internet, pokud tyto údaje nezbytně nutně potřebujeme na příklad pro vystavení účetního dokladu, nebo pokud Vaše obchodní kontaktní údaje zveřejňujete na Internetu a my bychom Vám chtěli nabídnout spolupráci;
  • informace, které jsme obdrželi od třetích osob, jako na příklad Vašich zaměstnavatelů nebo spolupracovníků nebo obchodních partnerů, a které nezbytně potřebujeme pro realizaci zakázky.
  1. Automaticky získané informace
    Informace získané na základě toho, že navštívíte a procházíte webové stránky Společnosti, k takovým zdrojům patří:
  • Cookies;
  • webová stránka, z níž jste na naše webové stránky přišli;
  • IP adresa;
  • datum přístupu a doba přístupu;
  • vyhledávací dotazy;
  • kód odpovědi http a https;
  • přenášené skupiny dat;
  • údaj o prohlížeči a operačním systému počítače.

Společnost může zkombinovat informace shromážděné z těchto zdrojů s dalšími informacemi, které má k dispozici.

Jak vaše údaje využíváme

Společnost využívá shromážděné údaje k těmto účelům:

  1. Ochrana majetku a ochrana práv třetích osob
    Máme zájem na tom, abychom chránili majetek a práva Společnosti a třetích osob. Za tímto účelem jsou provozovny a sídlo Společnosti zabezpečeny kamerovým systémem.

    Pokud nás přijdete navštívit, budete na recepci identifikováni za stejným účelem.

    Vaše údaje využíváme výhradně za uvedeným účelem a dále je nijak nezpracováváme.

  2. Uzavírání, změna a ukončování smluv
    Údaje využíváme pro přípravu smluvní dokumentaci, změnu smluv nebo ukončení smluv.

    Za tímto účelem Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na uzavření, změnu a skončení smluvního vztahu.

  3. Oslovování pro spolupráci
    Údaje užíváme po poptávání služeb a produktů od různých dodavatelů, pokud jsou Vaše osobní kontaktní údaje zveřejněny na síti Internet nebo pokud nám Vaše údaje dobrovolně sdělíte na příklad na veletrhu, schůzce nebo při obdobné příležitosti. Máme přitom za to, že tímto nezasahujeme do Vašeho soukromí. Pokud by vás to přesto obtěžovalo, dejte nám prosím co nejdříve vědět. K tomu můžete využít email GDPR@kopos.cz

  4. Obchodní činnost
    Údaje užíváme pro samotnou realizaci a evidenci zakázek a služeb, pro komunikaci s klienty, odběrateli a dodavateli.

    Za tímto účelem vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom mohli realizovat zakázku nebo službu a zároveň vyhověli všem platným právním předpisům.

  5. Vedení účetnictví
    Údaje využíváme k vystavování faktur a vedení účetnictví.

    Za tímto účelem Vaše osobní údaje nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonným požadavkům na vedení účetnictví.

  6. Marketing
    Vaše osobní údaje dále užíváme za účelem zasílání obchodních sdělení, pokud jste nám k tomu udělili dobrovolný souhlas. Pokud by vás to obtěžovalo, svůj souhlas můžete kdykoli odvolat prohlášením osobně v našem sídle po předchozí dohodě, v listinné podobě oznámením doručeným do našeho sídla, prohlášením zaslaným na e-mailovou adresu GDPR@kopos.cz. Pokud svůj souhlas odvoláte, budeme předpokládat, že si již nepřejete, abychom nadále zpracovávali Vaše osobní údaje pro výše uvedené marketingové účely.

    Pokud se účastníte akce Společnosti, můžeme z akce pořizovat fotografický nebo video záznam a tyto záznamy za účelem informování o akci zveřejnit na našich webových stránkách, sociálních sítích Společnosti nebo v jiných marketingových materiálech. Záznamy nejsou pořizovány s úmyslem zpracovávat Vaše osobní údaje, ale pokud by Vám to přesto nebylo příjemné, dejte nám prosím co nejdříve vědět, a pokud to bude možné, záznamy odstraníme.

  7. Nábor nových zaměstnanců
    Pokud nám zašlete svůj životopis, budeme vaše údaje využívat pro obsazení nové pracovní pozice.

    Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po celou dobu výběrového řízení, ledaže nám dáte souhlas, abychom si vaše údaje uložili po dobu dalších dvou let pro případ nově otevřené pozice v budoucnu.

  8. Soudní řízení a obrana právních nároků
    Shromážděné údaje můžeme využívat k vyšetřování nebo řešení sporů nebo právních nároků, které souvisejí s obchodní spoluprací se Společností, nebo v jiných případech povolených platnými zákony.

Jak jsou zpracovávány soubory cookies?

Naše webové stránky, emailové zprávy, online služby, reklamy a interaktivní aplikace mohou za účelem optimalizace služeb využívat tzv. „cookies“. Cookie je soubor, který prostřednictvím našeho internetového serveru posíláme do vašeho prohlížeče. Účelem cookies je umožnit našemu internetovému serveru poskytnout uživateli webové stránky tak, aby jejich používání bylo přizpůsobeno zvyklostem uživatele.

Webové stránky Společnosti je současně možné prohlížet i v režimu, kdy nebude sledováno chování daného návštěvníka. Tento režim je možné aktivovat odpovídajícím nastavením tzv. cookie lišty, která se zobrazí návštěvníku při návštěvě našeho webu nebo zasláním námitky dle čl. 21 GDPR na e-mail Společnosti (správce). Případným zablokováním cookies nezbytných pro řádný chod webové stránky může dojít k narušení její funkčnosti.

Na webové stránce https://www.kopos.cz/ používáme tyto cookies:

  • technické (esenciální), které jsou nezbytné pro funkčnost našich webových stránek, a všech funkcí, které nabízí. Jsou odpovědné mj. za uchovávání produktů v košíku, zobrazování seznamu oblíbených výrobků, působení filtrů, nákupní proces a ukládání nastavení soukromí. Nepožadujeme Váš souhlas s využitím technických cookies na našem webu. Z tohoto důvodu technické cookies nemohou být individuálně deaktivovány nebo aktivovány.
  • analytické, které umožňují měření výkonu našich webových stránek a našich reklamních kampaní. Jejich pomocí určujeme počet návštěv a zdroje návštěv našich internetových stránek. Data získaná pomocí těchto cookies zpracováváme souhrnně, bez použití identifikátorů, které ukazují na konkrétní uživatelé našeho webu. Pokud vypnete používání analytických cookies ve vztahu k Vaší návštěvě, ztrácíme možnost analýzy výkonu a optimalizace našich opatření. Tyto cookies nejsou nezbytně nutná pro fungování našich webových stránek, ale zvyšují funkčnost a praktičnost jejich užívání.
  • reklamní, které používáme my nebo naši partneři, abychom Vám mohli zobrazit vhodné obsahy nebo reklamy jak na našich stránkách, tak na stránkách třetích subjektů. Díky tomu můžeme vytvářet profily založené na Vašich zájmech, tak zvané pseudonymizované profily. Na základě těchto informací není zpravidla možná bezprostřední identifikace Vaší osoby, protože jsou používány pouze pseudonymizované údaje. Pokud nevyjádříte souhlas, nebudete příjemcem obsahů a reklam přizpůsobených Vašim zájmům.

Zpracování technických cookies provádíme na základě právních předpisů, v případě analytických a reklamních cookies však potřebujeme váš souhlas. Souhlas je udělen na dobu uvedenou níže u jednotlivých cookies a lze ho kdykoliv odvolat pomocí změny nastavení cookies lišty a kliknutím na tlačítko „souhlas můžete odmítnout zde“.

Technické cookies pro nás zpracovává drualas s.r.o. Analytické cookies poskytuje Google Inc., sídlem 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, jako provozovatel služby Google Analytics. Shromažďované soubory cookies jsou následně zpracovány společností Google Inc. v souladu se zásadami ochrany soukromí dostupnými na https://www.google.com/intl/cs/policies/privacy/#nosharing.

Společnost jako správce osobních údajů používá následující sobory cookies:

Dočasné soubory cookies – jedná se o dočasné soubory, které umožňují monitorovat aktivitu subjektů na webových stránkách a po zavření okna internetové prohlížeče jsou smazány. Trvalé soubory cookies – jedná se o trvalé soubory, které umožňují identifikovat subjekt při prohlížení webových stránek a zlepšují uživatelskou zkušenost subjektu. Tyto soubory lze kdykoli smazat v nastavení internetového prohlížeče.

Nepoužíváme cookies třetích stran, na základě nichž probíhá sledování více internetových stránek, abychom Vám mohli poskytovat personalizovaný obsah a reklamu na webových stránkách třetích stran a jiných prodejních kanálech.

Sdílení a předávání údajů

Společnost může shromážděné údaje sdílet:

  1. S našimi obchodními partnery
    Společnost může poskytovat informace svým spolupracovníkům, dodavatelům, konzultantům, poskytovatelům software, poradcům a dalším poskytovatelům služeb nebo obchodním partnerům, pokud pro Společnost zajišťují služby spočívajících ve zpracování osobních údajů, které Společnost nemůže poskytnout sama. V žádném případě Vaše osobní údaje neposkytujeme ať už úplatně nebo bezúplatně třetím osobám, které Vaše údaje k ničemu nepotřebují.

    Rádi bychom Vás ujistili, že všichni smluvní partneři Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti a dodržují platné právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

  2. Z právních důvodů nebo v případě sporů
    Společnost může Vaše údaje sdílet, pokud je to vyžadováno zákonem, regulacemi, provozními smlouvami, právními procesy nebo státními úřady:

  • s policií a soudy, státními úřady nebo jinými třetími stranami, pokud je to nutné k vymáhání našich právních nároků, pokud je to nutné k ochraně práv nebo majetku Společnosti nebo třetích osob;
  • s jinými stranami v souvislosti s případným slučováním společností, prodejem majetků, konsolidací nebo restrukturalizací, financováním nebo přechodem Společnosti nebo její části do vlastnictví jiné společnosti.

  1. S vaším souhlasem
    Společnost může vaše údaje sdílet i jinými způsoby, pokud vás na to upozorní a Vy s tím budete souhlasit.

Vaše osobní údaje můžeme v nezbytných důvodech předávat mimo země EU, zejména v případě, kdy dojde k obchodní činnosti Společnosti v zahraničí. Rádi bychom Vás ujistili, že v takovém případě budeme vždy dodržovat platné právní předpisy týkající se předávání osobních údajů do zahraničí.

Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů můžete u Společnosti uplatnit níže uvedená práva vyplývající z GDPR. Pro uplatnění své žádosti využijte korespondenční adresu Společnosti uvedenou v těchto zásadách. Z důvodu zpřehlednění prosím využijte tento formulář.

  1. Uchovávání a výmaz údajů
    Vaše osobní údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu se Společností a standardně ještě deset (10) let po jeho skončení, ledaže jsou stanoveny jiné zákonné archivační doby. Společnost Vaše údaje smaže nebo zanonymizuje hned po tom, co o to požádáte (vyjma případů uvedených dále).

    Pokud to umožňuje zákon, může si Společnost některé údaje uchovat i po uplynutí doby uchování, a to v těchto případech:

  • pokud s Vámi Společnost řeší nějaký problém jako na příklad neuzavřený spor nebo právní nárok.
  • pokud to po nás vyžaduje zákon, anebo když tyto údaje uchováváme v agregované nebo anonymní podobě.
  • pokud takové údaje potřebujeme k legitimním obchodním účelům.

  1. Přístup k Vašim údajům
    Můžete se na nás kdykoliv bezplatně obrátit s žádostí o informace, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, žádat detailní informace o tomto zpracování.

  2. Změna Vašich údajů nebo chyba v údajích
    Pokud dojde v průběhu trvání smluvního vztahu se Společností k jakékoliv změně ve Vašich osobních údajích, jako na příklad změna jména, změna sídla či bydliště nebo e-mailové adresy či telefonního čísla, nebo pokud zjistíte, že pracujeme s Vašimi neaktuálními nebo chybnými údaji, prosím dejte nám o tom co nejdříve vědět.

  3. Omezení zpracování osobních údajů
    Pokud máte za to, že:

  • zpracováváme Vaše nepřesné údaje,
  • zpracování Vašich údajů je protiprávní a přejete si všechny údaje smazat,
  • Vaše údaje již nepotřebujeme ke shora uvedeným účelům, ale rád byste je užil(a) pro obhajobu svých právních nároků na příklad v soudním řízení,
  • již Vás naše zprávy obtěžují, ačkoliv jsme předpokládali, že by vás mohli zajímat,

můžete nás požádat o omezení zpracování jen některých vašich osobních údajů nebo pro jen určité účely zpracování.

  1. Námitka proti zpracování osobních údajů
    Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace, máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR. Při vznesení námitky Společnost Vaše osobní údaje nebude dále zpracovávat, ledaže Společnost prokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

    Máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány (realizujeme zpravidla pomocí tzv. „blacklistingu“).

  2. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
    Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete souhlas kdykoliv písemně (včetně e-mailu) odvolat.

  3. Přenositelnost údajů
    Můžete se na nás kdykoliv obrátit, abychom vaše údaje, které máme k dispozici, předali třetí osobě, resp. jinému správci údajů podle vaší specifikace.

  4. Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
    Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu se zákonem, můžete se kdykoliv obrátit se stížností u některého z dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se domníváte, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno GDPR. Příslušným dozorovým úřadem pro Společnost je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.

 

Datum vydání: 25.5.2018
Aktualizace: 6.4.2023
Platnost od: 6.4.2023

PřílohaVelikost
Žádost o uplatnění práva subjektu údajů577.7 KB